En harmonisant et digitalisant les processus de ses fonctions finance grâce au programme Coffee, Carrefour offre à ses équipes un accès en temps réel aux données financières. À la clé : des prises de décision plus avisées et de meilleures performances. Cette transformation, qui s’appuie sur un robuste ERP (en français PGI : Progiciel de Gestion Intégré) , sera complète d’ici fin 2022.
C’est un vaste chantier débuté en 2018 par Carrefour, qui s’achèvera vers fin 2022 : faire de la digitalisation de ses processus et de l’e-commerce les moteurs de sa stratégie de croissance. Les résultats sont déjà là. En l’espace de 3 ans, la culture numérique du groupe a fait des bonds de géants. « Plus de 30 % de nos applications sont désormais sur le cloud public, nos plateformes e-commerce ont été modernisées, nous digitalisons nos magasins pour améliorer l’expérience de nos clients, nous avons consolidé les données de 80 millions de clients, et nous analysons plus de 8 milliards de transactions par an pour améliorer des aspects critiques pour un retailer, comme proposer un meilleur assortiment. En quelques années, Carrefour est passé d’une entreprise en retard à une pointure du numérique », résume Miguel Gonzalez, directeur technologie et data du Groupe Carrefour. Cette vision est non seulement ambitieuse, mais également globale, s’adressant aux plus de 320 000 employés de Carrefour : « La digitalisation doit aider toutes les fonctions de l’entreprise, non seulement nos canaux de vente mais aussi le cœur de nos opérations, dont notre fonction finance ».
Cette quête de performance a amené la direction financière du groupe à lancer au début de l’année 2019 un programme mondial de transformation : Coconstruct Our Finance For Extended Efficiency, ou Coffee. « Nous souhaitions un nom évocateur du monde de la distribution et du travail à accomplir », s’amuse Vincent Chevillard, directeur du programme. « L’objectif premier de Coffee est d’uniformiser les processus financiers à l’échelle mondiale, afin de gagner en conformité et en efficacité », résume Claire Noël du Payrat, directrice du contrôle financier du Groupe Carrefour. Coffee repose sur 3 piliers : un plan de comptes opérationnels commun, un modèle de gestion partagée et des règles identiques de contrôle interne et de gestion comptable. « Cette uniformisation facilite la convergence de l’information depuis les instances locales vers les instances centrales. Elle renforce aussi le sentiment d’appartenance à un même groupe. Les collaborateurs de pays différents parlent le même langage comptable », ajoute la directrice du contrôle financier.
Un nouvel ERP comme bras armé du programme
Ces processus n’auraient pu se concrétiser sans une interface unifiée, partagée par tous les collaborateurs. « Notre principal outil de gestion était à bout de souffle. Datant du début des années 2000, la version que nous possédions n’était plus maintenue, ce qui nous exposait à un grand risque. Pour que les processus de Coffee soient mis en place, il nous fallait un nouveau bras armé. Nous l’avons trouvé avec SAP et son ERP S/4HANA, ainsi qu’avec Ariba, la solution SAP de gestion des achats indirects », explique Vincent Chevillard. « Nous avons développé pour chaque solution un core model, autrement dit un noyau de règles identiques et harmonisées dans tout le Groupe. Ces règles ont ensuite été mises en œuvre dans tous nos pays et parfois déclinées pour épouser les particularités locales, en particulier en matière de fiscalité. Mais notre core model nous garantit que les règles de gestion que nous avons définies dans le cadre de Coffee sont bel et bien appliquées par tous », complète Claire-Noël du Payrat. Moderniser la finance de la totalité des pays d’un grand un Groupe comme Carrefour, c’est un enjeu majeur, transformateur.
Enfin des décisions en temps réel
Selon la directrice du contrôle financier, le bénéfice principal des nouvelles solutions sera l’accès à n’importe quelle donnée financière en temps réel. « Letemps réel, c’est l’adrénaline de la grande distribution. Un directeur de magasin, sur le terrain de 6 heures à 22 heures, veut connaître deux indicateurs tout au long de sa journée : son chiffre d’affaires et ses dépenses. Désormais, les équipes finance pourront les lui apporter en un clin d’œil. C’est un vecteur de performance et de décisions avisées. »
Autre cas de figure où la donnée en temps réel est décisive, les groupes de travail (GT) inter-fonctions. « Nous rassemblons des fonctions diverses, notamment les métiers et la finance, dans des GT par thématiques : stocks, Black Friday, Noël, etc. À chaque fin de réunion de GT, les représentants des métiers doivent avoir pris une décision : renouveler une commande, gérer les stocks. Et cette prise de décision est facilitée, parce que les fonctions financières apportent des données fraîches de la dernière heure ! Elles renouent enfin avec l’exigence d’immédiateté des métiers », détaille Claire-Noël du Payrat. Ce résultat est si pertinent et effectif qu’il renforce le souhait des équipes de collaborer plus souvent.
Une plateforme pour le futur
Les retours des premiers utilisateurs sont extrêmement positifs. L’adhésion des équipes s’est faite sans contrainte, car la solution a redonné du sens à leurs missions, en les rapprochant des métiers. Après une première vague de pilotes à l’été 2021, les déploiements continuent et s’enchaînent tout au long de 2022. « Il aura fallu seulement 3 ans entre le lancement du projet et son accomplissement fin 2022. Un projet ambitieux, qui je pense, sera une référence », affirme Vincent Chevillard.
Mais 2022 n’est pas la fin de l’aventure. L’harmonisation et la numérisation des données financières dans le monde entier aidera Carrefour à obtenir de nouveaux indicateurs stratégiques. « En intégrant les données financières et non financières de toutes nos instances dans notre data lake global, nous pourrons par exemple obtenir plus facilement des données sur nos indicateurs ESG. Nous n’aurions jamais pu réaliser cela sans ces nouvelles solutions », conclut Claire-Noël du Payrat.
